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Création d’une application Cindoc permettant la gestion de rapports scientifiques sur la thématique des maladies Sommaire
INTRODUCTION ….p.3
I- LE CONTEXTE DE L'APPLICATION ….p.4
II – DESCRIPTION DE LA BASE ….p.5 à 14
A–LES CHAMPS DE L’APPLICATION ….p.5
1 – Titre.p.5
2 - Titre-abrégé (noté titre-ab).p.5
3 – Auteur.p.5
4 – Année.p.6
5 – Langue.p.6
6 - Nombre de pages.p.6
7 – Source.p.6
8 – Résumé.p.7
9 – Symptômes.p.7
10 – Médicaments.p.7
11 - Substances médicamenteuses.p.8
12 - Type de document.p.8
B – LES DIFFERENTS PARAMETRAGES DE L'APPLICATION ….p.9-14
III - LE FONCTIONNEMENT DU MODULE D'INTERROGATION….p.15
IV - NOTES.p.16
V - CONCLUSIONS.p.17
ANNEXES…….I – VII
Introduction
La Gestion Électronique des Documents communément appelé G.E.D. désigne un
procédé informatisé qui organiser et gère des documents électroniques (et plus généralement diverses informations) au sein d'une organisation. Ce travail reposera essentiellement sur les méthodes de travail à gérer ce logiciel Afin de bénéficier des fonctionnalités qu'offrent Cindoc (classement, stockage, archivage des documents), nous avons été chargés de nous concentrer sur la mise à disposition de
documents relatifs aux rapports scientifiques concernant les maladies de la mémoire.
La G.E.D., comme nous le savons, favorise le travail collaboratif, la capitalisation et Il s'agit d'un processus permettant de meilleures conditions de travail tant pour le documentaliste que pour l'usager en manque d'informations. Il en résulte un gain de temps et d'argent certain pour les organisations. Nous pourrons ainsi numériser les documents tout en permettant d'indexer comme il se Le documentaliste qui voit sa profession évoluer et se transformer, se base moins sur des supports papiers que sur du document électronique; cela a une conséquence non-négligeable : une économie de place et de papier. Enfin, la G.E.D. fait appel à des algorithmes statistiques qui permettent de classer et retrouver les documents par pertinence, élément essentiel et stratégique pour toute entreprise I- Le contexte de l’application :
Suite à une énorme exploitation de documents dans un réseau de soin, l’interrogation devient de plus en plus difficile pour retrouver l’information pertinente à cause de la mauvaise gestion et classification des documents. De ce fait, notre équipe s'est familiarisée avec l'application Cindoc qui permet une meilleure gestion documentaire. Le but étant de faciliter au maximum les procédés d’interrogation pour l'utilisateur. Ce dernier, nous l'avons défini par le projet qui nous a été attribué, sera en recherche de rapports scientifiques. L'application Cindoc nous permettra de lui fournir les résultats les plus pertinents à sa recherche. En fonction des divers utilisateurs possibles de l’application, nous avons considéré qu'il serait utile de rendre interrogeable une variété et un nombre suffisant de champs pour favoriser la recherche. Nous avons essayé d’adapter ces critères de recherche aux diverses catégories de personnes qui pourraient être intéressées par la consultation des renseignements sur le sujet. Le personnel médical est, tout d’abord, le plus visé par le contenu de ces documents. De cette catégorie, ceux qui peuvent interroger sont soit des docteurs spécialistes dans le domaine (psychologues, neurochirurgiens etc.), soit des généralistes qui se confrontent rarement avec des situations qui y sont mentionnées. Il est important à ne pas omettre les assistants médicaux, qui ont des connaissances formelles dans le domaine mais qui connaissent le système de l’intérieur (médicaments ou substances actives etc.) L’élément à souligner est que le langage qu’ils vont utiliser dans leur recherche sera donc adéquat à leur niveau de connaissance. En plus des professionnels, nous pensons offrir en même temps des solutions aux personnes extérieures aux structures médicales, intéressées d’une manière fortuite par cet aspect. Nous n’excluons pas que des personnes soient directement concernées, ou éventuels membres de la famille des patients souhaitant combler une carence informationnelle. Ces derniers souhaiteront essayer de se faire une idée, au moins générale, sur les divers troubles de la mémoire si leur proche en est affecté. Nous supposons donc dans un premier temps, que les notions qu'ils possèdent sur le sujet Il nous faudra donc leur offrir un large éventail de critères de recherche afin de satisfaire ces deux parties de notre éventuel public. Cela devra être opéré sans contraindre l’un à se mettre à la place de l’autre. Il est donc indispensable de s'adapter aux besoins du public visé et de répertorier d’une manière approfondie même exhaustive leurs critères de recherche, mais en évitant avec subtilité une éventuelle redondance. Après avoir vu les choses, de « derrière » l’interface avec le publie et après avoir fixé la manière dont on doit paramétrer l’outil il faudra procéder à configuration proprement dite. II- Description de la base :
Après le lancement du logiciel et la création de l’application sous le nom « rapports » nous avons procédé à la création des champs spécifiques à cette application que vous retrouvez ci-dessous. A - Les champs de l’application :
1- Titre :
Le champ sert à designer le titre du document en question. Nous avons choisi que le type de champ serait en texte libre afin de pouvoir saisir sans contraintes le terme souhaité dans la recherche. De même, le format du rapport sera libre et sa propriété facultative : l’utilisateur ne sera donc pas contraint au moment de sa saisie, d’introduire le titre. Il est peu probable que les non-spécialistes connaissent le titre exact d’un certain rapport, et il y aussi peu de chances qu’un médecin le connaisse. Par contre, si quelqu’un voudrait interroger l’application en connaissant exactement le document à consulter, il faudrait lui offrir cette possibilité. 2- Titre abrégé (noté titre-ab) :
Le type de champ est en texte et format libre pour les même raisons que la saisie du titre. La propriété du titre abrégé est toujours facultative dans la mesure où un utilisateur ne sera pas censé savoir tout le titre pour l'obtention d'un résultat pertinent en adéquation avec sa requête. La création du champ est motivée par le fait que la plupart des rapports ont des titres et des sous-titres assez complexes, qui essaient de résumer sur quel sujet ou découverte ils portent. 3- Auteur :
Le type de champ « auteur » est en texte et format libre pour les mêmes raisons énumérées précédemment (possibilité pour l'utilisateur de saisir le nom de l'auteur comme il le souhaite sans contraintes). Nous avons opté pour que la propriété de ce champ soit facultative parce qu’on suppose que le demandeur d’information peut connaître dans des rares circonstances le nom de l’auteur qu'il souhaite rechercher. De plus, il demeure possible qu'un même sujet de rapport soit le fruit de la collaboration de différents auteurs ou que d’autres personnes aient participé à une réédition du rapport conçu par certains chercheurs.
4- Année :

Pour « Année » le type de champ sera naturellement « date », afin de permettre aux
utilisateurs de saisir l'année au champ consacré. Le format est spécifique pour une saisie adaptée à la date : soit « JJ/MM/AA », ou « J/M/A » ou encore « AA », comme dans notre cas. La propriété est facultative dans la mesure où un auteur peut avoir écrit plusieurs rapports abordant le même sujet mais à différentes dates. En effet si un patient ou professionnel par exemple, recherche un rapport il est peu envisageable que l’année sera un des critères principaux de sa recherche. 5-Langue :
Le champ « Langue » a été défini en « articles » concernant le type de champ : cela permettra d’établir sa requête avec le choix de différentes langues. Le format est libre et mono-article afin de permettre à l'usager de choisir une langue (une La propriété est facultative avec un contrôle de type liste simple (langue.lis) : anglais, Nous avons aussi ajouté l'option d’attribuer la langue française par défaut pour chaque rapport entré. Ce serait pour faciliter la recherche du public supposé à être francophone, mais en laissant en même temps, évidemment, la liberté d’examiner des documents écrits en d’autres langues. 6- Nombre de pages :
Le champ « nombre de pages » a été défini comme type de champ numérique dans la mesure où le nombre de pages est un chiffre et par conséquent, un champ forcément numérique. Nous avons défini que le format serait libre afin de permettre une saisie plus ou moins large (nombre de pages pouvant relativement être variable …). La propriété est facultative puisque d’une part un utilisateur n'est pas forcément censé connaître le nombre de pages du rapport qu'il souhaite et d’une autre, il n'a pas un nombre de pages limité concernant sa recherche. 7- Source :
Le champ « Source » est en texte et format libre : la source ne peut être saisie qu'au format texte avec la possibilité de ne pas être limité au nombre de caractères. La propriété est facultative puisque l'utilisateur n'est pas contraint à connaître l'origine du Ce champ nous est paru nécessaire puisqu'il aidera à simplifier la recherche du moment où on connaît si l’organisme émetteur est un laboratoire, un institut ou une structure spécialisée. 8- Résumé
Pour ce champ, nous avons décidé qu'il serait en texte et format libre avec un format libre. Nous offrons ainsi la possibilité à l'utilisateur de saisir la recherche selon les mots-clés Nous avons préféré que la propriété soit facultative afin que l'utilisateur soit libre de renseigner ou non ce champ. De plus, l’usager aura la possibilité d'obtenir une idée générale du sujet du rapport s'il le souhaite. 9- Symptômes :
Le contenu de ce champ est de type texte libre avec un format d’articles qui nous permettra par la suite de lui créer une liste de choix. On y a ajouté des termes comme déficience cognitive légère, inflammations chroniques, blessures traumatique cerveau (BTC), hypertension, AVC- hémorragies dans le cerveau, anémie dépression. Ce champ est facultatif dans l’interrogation, mais il peut être très efficace surtout pour les non spécialistes, qui ne détiennent pas un lexique particularisé, et qui veulent savoir, par exemple, les conséquences de l’apparition de ces manifestations sur l’état ultérieur de la santé et ce qu’elles peuvent engendrer. Même pour un généraliste, ce type de recherche pourrait être utile, même si sa recherche est plutôt dirigée dans le sens qu’il a certaines attentes et il a une idée de ce que ces symptômes peuvent annoncer. 10- Médicaments :
Ce champ a les mêmes paramètres et le même fonctionnement que celui du champ symptômes, donc de type texte libre, un format d’articles et d’une propriété facultative. Le but est toujours de créer une liste (aspirine, glitazones -contre le diabète-, donepezil, rivastigmine, galantamme, anti-inflammatoires, antidépressifs, carbamezepine). Ces différents médicaments rentrent dans le traitement ou la prévention des maladies de la mémoire. Le champ s’adresse à ceux qui suivent un traitement avec ce médicament- patients ou proches, mais aussi au personnel médical qui connaît la nomenclature et la fonction des médicaments. 11- Substances médicamenteuses :
Ce champ est construit d’une manière similaire avec le précédent (le type: texte libre, le format : articles et propriété facultative (non obligatoire). Vu que nous administrons avant tout une substance, qui peut être contenue dans des diverses concentrations dans des médicaments différents, on a considéré utile l’introduction du champ. Il s’adresse surtout aux médecins qui maîtrisent très bien ces notions. On suppose qu’ils veulent suivre le rendement que l’administration d’une certaine substance a donné ou non et l’interaction que cette substance a dans des diverses parties du corps-réactions au niveau moléculaire etc. Il est peu probable que les patients connaissaient ce genre de terminologie. Cette liste de choix contient ainsi des termes comme acétylcholine, glutamate, bêta- amyloïde, acide folique (folate), acides gras oméga-3, vitamine A, polyphénols, oxydants, statines, memantine. 12- Type de document :
De type texte libre avec un format d’articles et propriété facultative, ces paramètres choisi permettent la création de la liste des choix (juridique, technique, médical, scientifique). Ce champ permet de classer les différents rapports selon leur spécificité puisqu’on a des rapports qui traitent le même sujet mais qui relèvent du domaine juridique, par exemple si un patient veut savoir l’aide à laquelle il a le droit en tant que souffrant d’une certaine maladie, technique - s’il s’agit des appareils qui font les encéphalographies etc., de la médecine- sens strict médical ou scientifique –avec une portée interdisciplinaire. B - Les différents paramétrages de l’application :
Tout d’abord, nous avons créé les champs « titre » et « titre-abrégé » en (texte libre) pour ceux qui connaissent le titre du rapport qu’ils désirent consulter. La plupart des personnes qui utiliseront ce champ seront les spécialistes en raison de leur Nous avons considéré que le champ auteur serait utile pour les spécialistes qui voudraient consulter les rapports émis par un certain chercheur, mais nous avons aussi laissé la possibilité de chercher selon le nom d’un organisme, institut ou laboratoire émetteur (de psychologie, neurosciences etc.) Comme la médecine est un domaine où les changements et les découvertes sont fréquentes, ainsi que les conférences régulières, dont la plupart se terminent par l’émission d’un rapport ou compte-rendu, nous avons considéré nécessaire l’introduction d’un champ année de type date. Figure 3 : options permettant de gérer l’application (rajout, suppression, modification) selon le besoin Dans cette partie, dans l’option GED ci-dessus sélectionné, pour « paramétrer » paramètres modifiables par les archivistes en sélectionnant la case, cela permettra aux archivistes de modifier les paramètres à tout moment dès qu’il y a nécessité de les modifier pour des raisons quelconques, ensuite dans l’option « Etat » on a choisi « révisable, suppression de lots possible » car ce choix nous permettra dans le cas d’un rapport révisé par exemple ( l’auteur, le titre, etc. sont toujours les mêmes). En revanche, le contenu est modifié, dans ce cas on ne modifie pas beaucoup de données, mais il suffirait de supprimer le premier rapport (le rapport collé en format PDF) et le remplacer par le nouveau rapport avec le nouveau contenu, pour la partie « full-text », « OCR » « extraction » on n’a pas effectué des modifications on a laissé tout fonctionner par défaut, et puis on a validé pour continuer le paramétrage Figure 4 : l’interface de l’application où on saisie nos données Après avoir tout paramétré, on arrive à obtenir cette interface « figure4 », c’est sur cette page qu’on doit effectuer la saisie de nos données sur les différents champs créés auparavant, de manière simple, on entre les données de nos rapports sélectionnés sur cette interface et on valide ensuite pour que l’application prend en compte l’enregistrement, c’est la même opération à effectuer pour chaque document (rapport) à enregistrer, Figure 5: création de la liste de choix (exemple de liste pour le champ substance avant de valider sa création). Pour créer une liste de choix, il faut d’abord fermer l’application et l’ouvrir à nouveau avec l’identifiant « super » et « CD00 » pour le mot de passe, après l’ouverture de l’application sous l’onglet « fichier » on sélectionne « liste simple » puis « créer », une petite fenêtre s’ouvre et sur laquelle on saisie le nom de la liste et par la suite on crée la liste qu’on veut , puis on sauvegarde et on quitte en spécifiant par la suite son chemin d’accès dans la base pour qu’on puisse la retrouver plus tard. Exemple : pour la liste substance (figure 5) au moment de la saisie des différents éléments Après cette phase on quitte l’application et on se connecte de nouveau avec l’identifiant Etudiant 1, et le mot de passe Etudiant1 dans l’application, et sous l’onglet « fichier » puis « modifier l’application » on choisit l’intitulé « rapport » et on ouvre. Pour activer justement la liste crée auparavant (liste substance) on doit sélectionner le champ « substance » et dans « paramètres » on spécifie le chemin à parcourir dans la base pour récupérer la liste déjà crée et on valide pour la prise en compte de son enregistrement. Figure 6 : Exemple de la liste de choix pour le champ « symptôme ». Pour donner un choix à un champ, il suffit de cliquer deux fois sur le champ voulu pour faire apparaitre la liste, toujours avec un double-clic sur le choix à choisir pour le sélectionner et enfin un clic sur « OK » pour le valider. Figure 7 : l’espace dédié pour l’interrogation des applications. Après avoir entré les différents rapports retrouvés dans l’application créée, c’est dans cette interface (espace) où l’usager doit lancer ses requêtes pour retrouver un ou plusieurs documents qui répondent le plus possibles à son besoin informationnel Sur le coté gauche de la fenêtre (figure 7) on voit bien les différentes applications créées telle que « revues », « presse », « rapports », pour les ouvrir il suffit d’un double-clique sur l’application qu’on voudrait interroger, Sur cette fenêtre (figure 7) la partie du milieu est composée de deux blocs, le bloc qui se trouve dessous est la partie sur laquelle on introduit les requêtes (nom de l’auteur, titre du rapport, etc.), par contre, le bloc situé dessus est l’endroit où s’affiche le résultat d’une requête donnée avec des informations portées sur les documents (date…). Et sur le coté droite (figure 7), on voit bien un fichier au format PDF (il est aussi possible de rencontrer d’autres formats que pdf) c’est l’endroit où on stocke nos document après avoir créé des lots (espaces de stockage). III- Le fonctionnement du module d’interrogation :
Afin de retrouver un des rapports mis à disposition, un usager peut interroger à son gré un des champs mentionnés : type de document, substances médicamenteuses, médicaments, symptômes, résumé, source, nombre de pages, langue, année, auteur, titre abrégé (noté titre-ab) et titre. Comme leur saisie est facultative, il ne sera pas contraint à compléter aucun champ outre celui qui l’intéresse. Il peut faire donc, sans aucune connaissance préalable dans le domaine, une recherche selon des simples symptômes, par exemple, ou en tant que spécialiste- selon un médicament, une certaine substance ou un institut. En plus l’application permet la combinaison des diverses valeurs des champs, afin d’obtenir une recherche dirigée (il permet l’addition des critères, permettant par exemple une recherche des rapports en langue française, parus en 2000, qui contiennent la mention des symptômes anémie, dépression, hypertension. En outre, cette ergonomie est accompagnée de l’indexation en texte intégral de tous les Nous offrons ainsi à l’usager un accès direct au contenu et à la forme originale du rapport. L’utilisateur aura donc la possibilité d’aborder l’ensemble du document traitant sur le sujet qui l’intéresse dans un temps optimal. IV- Notes
Dans le cadre de notre projet, il nous est apparu intéressant d'ajouter le champ « type document ». En effet, lors de notre recherche s'agissant des rapports scientifiques relatifs aux maladies de la mémoire, nous nous sommes aperçus que nous avions des résultats pertinents traitant des personnes atteintes de maladies de la mémoire sans que les documents soient à caractèrescientifique. Par exemple, un des documents qui a suscité notre attention fut un rapport juridique concernant le droit d'un patient atteint de troubles de la mémoire. Nous pouvons considérer que les utilisateurs de la base créée Cindoc, pourraient trouver utile ce type d'information. C'est pourquoi, nous l'avons ajouté aux rapports relatifs à notre thématique. Concrètement, le but est d'informer l’utilisateur que les rapports qu'il peut trouver soient de différente nature (juridique, médical, scientifique, et technique). Tous ces rapports concerneront bien sûr les maladies de la mémoire. Reprenons l'exemple cité précédemment concernant la pertinence des rapports juridiques : - pour un patient ou un utilisateur non-spécialiste en général : ces rapports peuvent informer sur les droits du patient, si le patient a le droit de faire venir un médecin à domicile, etc. - pour le domaine médical et utilisateurs spécialistes en général : les rapports juridiques peuvent contenir des consignes et règles de sécurité, comment traiter le patient, questions relatives à l’hygiène, etc.
Conclusions

Suite à la réalisation de cet exercice pratique notre équipe considère avoir réussi à respecter ses objectifs proposées dès le début. Cette application a été une excellente occasion d’entrer en contact avec les mécanismes d’un système de recherche d’information et de s’approprier l’utilisation d’un logiciel dédié à la gestion électronique des documents. L’appartenance à la littérature ainsi dite « grise » des rapports scientifiques (pris comme exemple de mise en pratique) les inscrit parmi des documents peu publiés et difficilement accessibles au public large, mais leur recherche par l'équipe n’a pas affaibli la progression du travail, en le rendant plus conscient et plus responsable. Nous avons vu la recherche d’information de tous les points de vue, de tous les facteurs impliqués et on a essayé de tout conformer à notre programme visé-celui d’offrir la possibilité d’accéder facilement à l’information. Certes que l’accès a été conditionné par la diversité du public, par l’hétérogénéité de leur niveaux d’attentes mais la variété de ces éléments a fournit de l’authenticité à notre application. Nous avons essayé de repérer les besoins d’information du public, nous nous sommes évertués à y répondre et à harmoniser, en conséquence, le paramétrage de notre application avec toutes ses possibles attentes. La conception de cette application, a soutenu considérablement la compréhension de ce qui ce trouve derrière un module d’interrogation, ce qui fait une idée assez complexe de la manière dont le système fonctionne dans son ensemble. Nous avons apprécie surtout l'esprit d'équipe demandé par la conception de l’application et nous sommes contents de vous présenter le produit final de notre travail, dont l'utilité est considérable pour nos futurs métiers.

Source: http://concept-ie.info/wp-content/uploads/2013/03/Mise-en-place-dun-outil-de-GED.pdf